home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / c21.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  10.6 KB  |  319 lines

  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                      FIRMR BULLETIN C-21
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Purchase of telephones and services (POTS) contracts
  11.  
  12. 1.  Purpose.  This bulletin provides guidance on the use of POTS
  13. contracts.  POTS contracts cover the purchase, installation,
  14. maintenance, repair, removal, and relocation of new and used
  15. telephone equipment.
  16.  
  17. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a
  18. continuing nature and will remain in effect until canceled.
  19.  
  20. 3.  Contents.
  21.  
  22.     Topic                                              Paragraph
  23.  
  24. Related material..........................................4
  25. Information and assistance................................5
  26.   Contractor performance..................................5a
  27.   Bulletin board..........................................5b
  28.   POTS manual.............................................5c
  29.   Other information.......................................5d
  30. Acronyms..................................................6
  31. Program description.......................................7
  32.   Mandatory sources or optional usage.....................7a
  33.   POTS can be used for....................................7b
  34.   POTS cannot be used for.................................7c
  35.   Locations where POTS is not available...................7d
  36.   Using the POTS contracts................................7e
  37.   Exemption from the use..................................7f
  38. Agency responsibilities...................................8
  39. GSA responsibilities......................................9
  40. Cancellation..............................................10
  41. GSA Zones and Telecommunications Operations
  42.    Branch Offices                                    Attachment A
  43.  
  44. 4.  Related material.
  45.  
  46.     a.  FIRMR Part 201-24 - GSA Services and Assistance
  47.     b.  FIRMR Subpart 201-39.8 - Required Sources of Supplies and
  48. Services
  49.     c.  FIRMR Bulletin C-17 - Information Resources Service Center
  50.  
  51. TC 90-1                                                Attachment
  52.  
  53.      FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION
  54.                          APPENDIX B
  55. FIRMR Bulletin C-21
  56.  
  57.  
  58. 5.  Information and assistance.
  59.  
  60.     (a)  Contractor performance.  Problems or concerns regarding
  61. the POTS contractors should be reported to the GSA zone or branch
  62. offices for resolution.  See Attachment A for a list of telephone
  63. numbers.
  64.  
  65.     (b)  Bulletin board.  Up-to-date information on POTS is
  66. available through an electronic bulletin board known as the GSA
  67. Information Resources Service Center.  FIRMR Bulletin C-17
  68. describes how to access the center.
  69.  
  70.     (c)  POTS manual.  A manual describing how to use POTS
  71. contracts is available from GSA offices listed in Attachment A.
  72.  
  73.     (d)  Other information.  Further assistance or information
  74. about the program may be obtained by contacting:
  75.  
  76.          General Services Administration
  77.          Technical Contract Management Division (KVT)
  78.          18th & F Streets, NW
  79.          Washington, DC  20405
  80.  
  81.          Telephone:  FTS 241-3881 or (202) 501-3881
  82.  
  83. 6.  Acronyms.
  84.  
  85. CPE      Customer premise equipment
  86. POTS     Purchase of telephones and services
  87.  
  88. 7.  Program description.
  89.  
  90.     a.  Mandatory sources or optional usage.  Some POTS contracts
  91. are mandatory sources of supply for purchase of CPE by agencies at
  92. most GSA-consolidated local telecommunications service locations. 
  93. They are available for optional use at other locations in
  94. accordance with the terms of the contracts.  1990 and future POTS
  95. contracts will be optional for use at all locations.
  96.  
  97.     b.  POTS can be used for.  In addition to being used for the
  98. purchase of new and used equipment, POTS contracts can provide
  99. maintenance and repair services on most Government-owned telephone
  100. equipment.  Equipment available under POTS contracts includes
  101. single and multibutton non-proprietary telephones, proprietary
  102. electronic key systems and PBX telephones, electronic key
  103. equipment, and PBX's.  Cable and wiring is available in various
  104. sizes and types for purchase and installation.  Cross-connecting
  105. services are also available and should be considered 
  106.  
  107.                               2
  108.                                               FIRMR Bulletin C-21
  109.  
  110.  
  111. for use where existing wiring is satisfactory.  Lease-to-ownership
  112. plans (LTOP) are offered for acquisition of relatively expensive
  113. equipment, such as a PBX.
  114.  
  115.     c.  POTS cannot be used for.  POTS contracts cannot be used to
  116. service, maintain, or repair CPE leased to the Government or any
  117. CPE covered under another contract.
  118.  
  119.     d.  Locations where POTS is not available.  The Aggregated
  120. Switch Procurement (ASP) contract, currently in place in Vermont,
  121. New Hampshire, Massachusetts, Connecticut, Maine, and Rhode Island,
  122. provides for equipment (including CPE) and services.  A separate
  123. POTS contract is not available for these states.  The Washington
  124. Interagency Telecommunications System (WITS) contract provides for
  125. the acquisition of CPE and related services in the Washington, DC
  126. metropolitan area.  A separate POTS contract is not available for
  127. this area.
  128.  
  129.     e.  Using the POTS contracts.  Agencies using POTS contracts
  130. should administer and place orders directly with the POTS
  131. contractor.  FIRMR 201-39.8 requires that the contracting officer
  132. informally analyze prices or examine the market to support a
  133. determination that using a nonmandatory POTS contract is the most
  134. advantageous alternative to the Government.
  135.  
  136.     f.  Exemption from the use.  Users at consolidated local
  137. service locations may request that the GSA Regional
  138. Telecommunications Offices exempt them from the mandatory use of
  139. POTS, if they have--
  140.  
  141.         (1)  A need for special equipment or services not available
  142. from the contractor;
  143.  
  144.         (2)  Unique budget problems that require lease rather than
  145. purchase;
  146.  
  147.         (3)  A short-term requirement that is more economically
  148. served by a lease; or
  149.  
  150.         (4)  Other reasons approved by the GSA Regional
  151. Telecommunications Office.
  152.  
  153. 8.  Agency responsibilities.
  154.  
  155.     a.  The FIRMR requires agencies to use POTS contracts when
  156. their requirements are within the scope of these contracts and the
  157. equipment or services are for use at certain GSA consolidated local
  158. service locations.
  159.  
  160.                               3
  161. FIRMR Bulletin C-21
  162.  
  163.  
  164.     b.  Agencies at other locations may use a POTS contract when
  165. requirements are within the scope of the contract and the
  166. contracting officer determines that placing the order would be the
  167. most advantageous method of fulfilling requirements.
  168.  
  169.     C.  Agencies should assure availability of funds for GSA's
  170. administrative surcharge.  By use of the contracts, agencies agree
  171. to pay their bills as rendered by GSA.
  172.  
  173. 9.  GSA responsibilities.
  174.  
  175.     a.  With the exception of telephone station equipment that has
  176. been turned over to agencies, GSA will continue to manage
  177. consolidated local service telephone systems and will be
  178. responsible for oversight and administration of the POTS contracts.
  179.  
  180.     b.  GSA will provide administration of all POTS contracts
  181. through its GSA zone or regional offices.  These offices will also
  182. serve as liaison between the POTS contractors and the agencies.  In
  183. addition, GSA will issue regional bulletins on the use of POTS
  184. contracts, announce POTS contract awards, and list the locations of
  185. existing POTS contracts.
  186.  
  187.     c.  GSA will recover the cost of administering the POTS
  188. contracts by imposing a surcharge on their use.
  189.  
  190.     d.  POTS users will be billed through the On-Line Payment and
  191. Collection (OPAC) system.  Simultaneously, GSA's Office of Finance
  192. will transmit to the appropriate United States Treasury account
  193. orders to transfer funds from the agency account into the GSA
  194. Information Technology (IT) Fund.  Non-OPAC customers will receive
  195. a GSA Form 789, along with backup documentation, for payment.
  196.  
  197. 10.  Cancellation.  FIRMR Bulletin 20, Revision 2 is canceled.
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204. Thomas J. Buckholtz
  205. Commissioner
  206. Information Resources
  207. Management Service
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.                               4
  213.                                               FIRMR Bulletin C-21
  214.                                                      Attachment A
  215.  
  216.  
  217.                           GSA ZONES
  218.                              AND
  219.         TELECOMMUNICATIONS OPERATIONS BRANCH OFFICES
  220.  
  221. Zone Office and States         City           Telephone Numbers
  222.                                             FTS       Commercial
  223. Eastern Zone
  224. Operations Br. (Reg. 1)
  225. serving ME, VT, NH, MA,
  226. RI, and CT                    Boston     835-5750  (617) 565-5750
  227.  
  228. Operations Br. (Reg. 2)
  229. serving NY, NJ, PR, and VI    New York   264-1257  (212) 264-1257
  230.  
  231. Operations Br. (Reg. 3)
  232. serving PA, DE, MD, WV,
  233. and VA                        Phila.*    597-4901  (215) 597-4901
  234.  
  235. Central Zone
  236. Operations Br. (Reg. 4)
  237. serving GA, AL, MS, FL,
  238. SC, NC, TN, and KY            Atlanta*   841-3039  (404) 331-3039
  239.  
  240. Operations Br. (Reg. 5)
  241. serving WI, MN, MI, IN, OH,
  242. and IL                        Chicago    886-3800  (312) 886-3800
  243.  
  244. Western Zone
  245. Operations Br. (Reg. 6)
  246. serving KS, MO, LA,           Kansas
  247. and NB                        City       926-5615  (816) 926-5615
  248.  
  249. Operations Br. (Reg. 7)
  250. serving TX, NM, OK, AR,       Ft.
  251. and LA                        Worth*     334-2371  (817) 334-2371
  252.  
  253. Operations Br. (Reg. 8)
  254. serving CO, UT, WY, MT, SD,
  255. and ND                        Denver     776-7191  (303) 236-7191
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.                               1
  266. FIRMR Bulletin C-21
  267. Attachment A
  268.  
  269.  
  270.                           GSA ZONES
  271.                              AND
  272.         TELECOMMUNICATIONS OPERATIONS BRANCH OFFICES
  273.  
  274. Zone Office and States         City           Telephone Numbers
  275.                                             FTS       Commercial
  276. Pacific Zone
  277. Operations Br. (Reg. 9)
  278. serving CA, NV, AZ, HI,       San 
  279. and Guam                      Fran.*     484-8592  (415) 744-8592
  280.  
  281. Operations Br. (Reg. 10)
  282. serving WA, OR, ID, and AK    Auburn     396-7529  (206) 931-7529
  283.  
  284. Capital Zone
  285. Zone office serving the
  286. District of Columbia (DC)     Wash.*     458-5380  (202) 708-5380
  287.  
  288. * Zone headquarters office
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.                               2 
  319.